Nem kérdés, hogy a munkahelyek digitalizálódnak napjainkban. Egy digitális munkahelynek számos előnye van, legyen szó bármilyen területről vagy irodáról: a digitalizáció segíti többek között az alkalmazottak (és az ügyfelek) közti kommunikációt és a munkavégzés hatékonyságát. De mi is az a digitális munkahely, és miért lesz valószínűleg korunk egyik legfontosabb hívószava?

A digitális munkahely

A digitális munkahelynek több definícióját ismerjük. A legelterjedtebb nézet szerint még az az iroda is digitális, ahol e-mailben (vagy bármilyen internetes alkalmazáson) keresztül folyik a kommunikáció, hiszen a digitális munkahely magában foglal minden technológiai megoldást, amelyet az adott vállalatnál használnak a dolgozók, hogy a munkájukat végezzék. Ebben az értelemben a digitális munkahely eszközének tekinthető minden kommunikációt segítő alkalmazás, intranet, illetve a különböző social media megoldások is.

Miért érdemes bevezetni a digitális munkahelyet?

Ahogy a cikk kezdetén is megírtuk, a digitális munkahely a hatékonyság növelésének kiváló eszköze lehet. Emellett számos ok létezik, ami miatt egyre többen választják ezt a koncepciót saját munkahelyükön. A Deloitte felmérése szerint a digitális munkahely…

• Odavonzza a fiatal, tehetséges munkaerőt, hiszen az internetes kommunikációnak és digitalizációnak köszönhetően rugalmasabb időbeosztásban tudnak dolgozni – ez pedig fontos a legújabb generációnak.
• Növeli a dolgozók elégedettségét – ez pedig nem másnak, mint a social media használatának köszönhetjük.
• Jobb kommunikációt biztosít. A mai fiatal munkaerő tagjai sokkal inkább a közösségi médiát és az instant chatelést részesítik előnyben, mint a kommunikáció hagyományosabb formáit (mint pl. az e-mailt).

Melyek a digitális munkahely alappillérei?

A legfontosabb: a kommunikáció

A kommunikáció nemcsak az egyes alkalmazottak között fontos, hanem az ügyfelek és a vezetőség irányába is. Ez azt is jelenti, hogy a vezetőségnek tisztában kell lennie azzal, hogy az alkalmazottak milyen eszközöket és hogyan használnak szívesen – hiszen ha odafigyelünk erre, akkor az alkalmazottak is sokkal jobban fogják érezni magukat a munkahelyen, amely a hatékonyság egyik kulcsa.

A kommunikációt emellett a lehető legtöbb csatornán biztosítani kell. Ma már nem elég a szimpla e-mail: intranetre, azonnali üzenetküldő alkalmazásokra, közösségi médiára van szükség. A legjobb, ha minél több platformot elérhetővé teszünk a dolgozóink számára minél több eszközön. Így akkor és ott tudnak dolgozni, ahol és amikor csak akarnak. Az álláskeresők 64%-a elfogadna alacsonyabb fizetést, ha a munkahelye lehetővé tenné az otthoni munkavégzést – így láthatjuk, hogy ez egy olyan faktor, amelyet nem szabad figyelmen kívül hagyni.

Külföldön egyre inkább elterjedt a BYOD (Bring Your Own Device) szemlélet is, amely azt jelenti, hogy a dolgozók maguk választhatják ki, hogy pontosan milyen eszközöket szeretnének használni.

Az infrastruktúra kiválasztása

Az alkalmazott technológiák kiválasztása és biztosítása mellett fontos szempont a megfelelő infrastruktúra kialakítása is. A felhőszolgáltatások egyre elterjedtebbek, egyre több vállalat költözteti a munkafolyamatait vagy azok egy részét a felhőbe. Azonban ez, és a saját eszközök használata jelentősen megterhelheti a rendszert, amely kimaradásokat okozhat. Ezért elengedhetetlen, hogy olyan infrastruktúrát alakítsunk ki a munkahelyen, amely kibírja a terhelést.

Nagyobb teret kap a videó

A vállalkozás minden területén egyre nagyobb szerephez jutnak a videók. Elég, ha csak az új alkalmazottak toborzására gondolunk. Ha például az adott interjúalany külföldön tartózkodik, már nem elegendő az e-mailes és írásos kommunikáció. A nagy tárgyalótermeket is több helyen váltották fel az irodaként használt fülkék és a videókonferenciák.

Azonban itt is érdemes odafigyelni, hogy megfelelő infrastruktúrát biztosítsunk ahhoz, hogy a videók tökéletesen működhessenek minden eszközön.

 

Digitális biztonság

Természetesen egy vállalatnál, ahol több eszközön és több platformon zajlik a kommunikáció (különösen ha a dolgozók saját eszközöket is használhatnak), fontos az adatok és a rendszerek biztonságáról gondoskodni, hogy megvédjük rendszereinket az azokat fenyegető támadásoktól.

A leggyakoribb veszély a vírusok megjelenése, amely több formában is támadhat: jöhet trójai vírus (amely jóindulatú programnak álcázza magát), vagy kémvírusok formájában. Ezek sajnos olyan jól tudják álcázni magukat, hogy akár egy egyszerű reklámra kattintva is megfertőzheti a rendszert.

A következő legelterjedtebb vírusfajta, amellyel számolnunk kell, a zsarolóvírus. 2017-ben több esetet is jelentettek, hogy nagyvállalatok estek zsarolóvírusok áldozatául. Ez a fajta támadás általában zárolja a hardvereken található fájlokat, és a tulajdonosok csak bizonyos összeg kifizetése esetén kaphatják vissza azokat.

A támadások megelőzése érdekében fontos, hogy odafigyeljünk arra, hogy a cégen belül ki milyen hozzáférési jogokkal rendelkezik. Egy multinál ez már nem kis munka, de a biztonság érdekében mindenképp érdemes időt áldozni rá. A dolgozókat meg kell tanítani a rendszer használatára mind fizikai, mind digitális értelemben – vagyis tisztában kell lenniük azzal, hogy mik a jogaik és kötelességeik a cég digitális eszközeit illetően.

Mint láthatjuk, a digitális munkahely nem is csupán a jövő vívmánya, már napjainkban is ott van a legtöbb irodában. Segítségével maximalizálhatjuk a hatékonyságot, és alkalmazottjaink is elégedettebben járnak majd dolgozni. Azonban mint mindenben, a digitalizációban is figyeljünk oda a legfontosabb szabályokra – hogy a digitális munkahely zökkenőmentesen, tökéletesen működhessen.

Forrás: Dimension Data, Elcom, LiveTiles