1. Spóroljunk a felhasználókkal

Az adózás rendjéről szóló törvény alapján az EKAER rendszerben a bejelentéshez szükséges felhasználónévvel és jelszóval rendelkező személyek által teljesített valamennyi bejelentés „az adózó nevében tett jognyilatkozatnak” minősül.  Kiemelt figyelmet kell fordítanunk ezért arra, hogy az EKAER bejelentéseket pontosan mely munkatársaink, mely felhasználók hajtják és hajthatják végre, hiszen elegendő egy apróbb hiba és jelentős szankciókkal számolhatunk. Annak ellenére ugyanis, hogy a rendszerben bárki regisztrálhat az adózó nevében, a felelősség nem oszlik meg. Valamely téves adatrögzítés esetén az esetleges adójogi következmények és szankciók (pl.: mulasztási bírság, áru zár alá vétele, stb.) minden esetben magát a céget érintik. Javasolt ezért egy-két dedikált, teljes felelősségi körrel rendelkező munkatárs számára hozzáférést adni, akik így kiemelt szakmai tudást és rutint szerezhetnek a bejelentésben és ezáltal meg is gyorsíthatják az adminisztrációs folyamatot.

2. Mentességi szabályok és egyéb rendelkezések követése

Csak olyan szállítmányokra igényeljünk EKAER bejelentést, amelyre a jogszabály valóban előírja. A legtöbben tudják, hogy általánosan bejelentés alóli mentesség vonatkozik arra az útdíjköteles szállítóeszközre, amelynek a tömege nem haladja meg a 2500 kg-ot és az 5 millió forintot, azonban kevesen ismerik az egyéb rendelkezéseket. Egy jó feltételrendszer kialakításával könnyedén kiszűrhetőek a bejelentésre kötelezett szállítmányok, így jelentősen csökkenthető az adminisztrációs teher.

3. Csak a kötelező mezők kitöltése

Fontos észben tartani, hogy az EKAER-bejelentés során nem minden mezőt kell kötelezően kitölteni:

• a nem kockázatos termékek esetében az érték mező kitöltése nem kötelező
• a cikkszám adatok kitöltése minden esetben opcionális
• nem kockázatos termékeknél csak négy számjegy mélységig kell rögzíteni a tarifaszámot (az azonos számjegyekkel kezdődő tarifaszámú termékek így egy soron összevonhatóak)

Ha figyelünk rá, hogy mindig csak a kötelezően elégséges adatmennyiséget rögzítsük, jelentősen csökkenthetjük az adminisztrációs terheinket.

4. Rendszám adatok rögzítése plusz munka nélkül

A rendszám adatok rögzítését bízhatjuk a szállítmányozóra is. Megfelelő jogosultság kiosztásával a megbízott szállítmányozónk saját felhasználójával belépve az EKAER felületre szabadon módosíthatja a rendszámot, amennyiben erre szükség van. Ennek köszönhetően az adminisztráció egy részét kiszervezhetjük, méghozzá pontosan annak a szereplőnek, aki a rendszám módosításhoz kapcsolódó információval rendelkezik. Mindazonáltal a szállítmányozók adatrögzítésbe történő bevonása szükségessé teszi, hogy tisztázzuk az érintett felekkel a felelősség kérdéskörét, hiszen az adatok helyességért minden esetben a Gazdálkodó felel.

Amennyiben nem kívánjuk kiadni a szállítmányozónak a jogokat, abban az esetben is megoldható a szállítmányozótól kapott rendszám adatok automatikus bejelentése az EKAER rendszer felé.

5. Támogató algoritmusok, beépülő szoftvermodulok

Egy adott vállalkozás szállítmányai közül a bejelentési kötelezettség nem feltétlenül érint minden fuvart. A megszokott módszerekkel végzett fuvarszervezési folyamatban nagy fennakadást jelenthet, hogy folyamatosan mérlegelnünk kell, mely fuvarokra vagyunk kötelesek EKAER számot igényelni, és melyek mentesülnek ezen kötelezettség alól. Támogató algoritmusokkal, kisebb szoftvermodulok beépítésével a meglévő rendszerünkbe ugyanakkor a mérlegelést és leválogatást automatizálhatjuk a rendelkezésre álló jogszabályi vonatkozások felhasználásával. Ezek a szoftvermodulok a bejelentési folyamatot jelentősen meggyorsíthatják és kiszűrve az emberi hiba lehetőségét, pontosabbá is tehetik azt.

6. Adatintegrációval az ismételt adatbevitel ellen

Az EKAER bejelentésekhez szükséges adatokat a bejelentésre kötelezett cég jellemzően rögzíti valahol, hiszen a sikeres és hatékony működésének elengedhetetlen feltétele, hogy pontos nyilvántartást vezessen a fuvarokról. Ezeket az adatokat viszont - hogy eleget tegyen bejelentési kötelezettségének - az EKAER felületen ismételten rögzítenie kell, így megkétszerezve az adminisztrációval töltött időt. Amennyiben azonban az adatainkat egy belső vállalatirányítási rendszerben tároljuk, mely strukturáltan tartalmaz minden bejelentéshez szükséges információt, lehetőségünk adódhat ezen adatoknak az EKAER felületre történő egyszerű átemelésére, úgynevezett adatintegráció kialakítására. A vállalatirányítási rendszerből történő adatintegráció előnye, hogy nem kell újabb adatrögzítést végezni az EKAER szám igényléséhez.

Az adatintegrációval  jelentős mértékben csökkenthető az EKAER bejelentésre fordított idő és kapacitás, továbbá az adathelyesség is biztosított.

7. Teljeskörű automatizálás

Az adatintegrációval szinte kéz a kézben jár a teljes folyamat automatizálása, melynek eredményeképpen egyáltalán nincs szükség felhasználói beavatkozásra. A bejelentési work-flow teljesen automatizálható: EKAER szám igényléstől, az adatok módosításán át, az EKAER lezárásáig. A teljeskörű integráció révén tehát minden maradhat a megszokott kerékvágásban. Nincs szükség a munkafolyamatok módosítására, az adminisztrációs feladatkörök kiterjesztésére. A jogszabályi kötelezettségeink teljesítése a háttérben automatikusan megtörténik.

Forrás: SCM Tréning, EKAER.HU, Piac és Profit

A Régens megoldása: EKAER Comm

 

 

Gondmentes, automatizált EKAER bejelentés

Ajánlatot kérek