Legtöbbször az emberek félreértik a portálmegoldás jelentését. Sokszor egy egyszerű weboldalra asszociálnak, ami - valljuk be - a mai világban nem nagy szám. Nehéz lenne olyan vállalkozást találni, amelyik nem rendelkezik még saját honlappal, vagy legalább egy olyan Facebook profillal, ahol feltüntetik az alapvető kapcsolatfelvételhez szükséges információkat. Egy portálmegoldás ennél sokkal többet ad. Képzelj el egy összetett weboldalt, ahol az ügyfeleid interakcióba léphetnek veled, és mindazon adattal járó előnyt élvezhetik, mely az általuk megadott információkból és a saját rendszeredben található tudásból együtt jön létre.

A portálmegoldások jelentős üzleti előnyt jelenthetnek számodra, legyen szó bármilyen üzleti területről is. Általuk lehetőséged adódik, hogy új online szolgáltatásokat vezess be, csökkentsd az ügyfélszolgálatra dedikált emberi erőforrás igényedet és teljesen új felületeket teremts az ügyféllel való kommunikációra, ezzel is mélyen elkötelezve őket a vállalkozásod irányába.

Nézzük tehát, hogy az egyes üzleti területeken belül hogyan profitálhatsz egy modern portálmegoldás bevezetéséből.

Az ügyféltámogatás területén dolgozol?

Az ügyféltámogatás talán legnagyobb kihívása, az ügyfelek 0-24 órában történő kiszolgálása, a megfelelő támogatás, információ folyamatos rendelkezésre bocsátása. Egy olyan csapat fenntartása, mely ezeknek az elvárásoknak eleget tud tenni, bizony egy kisebb vagyonba kerülhet, főleg, ha ügyfeleid sokféle nációból és időzónából valók. Ráadásul a telefonos ügyfélszolgálatnak számos hátránya van. Lassítja a sikeres ügyféltámogatás folyamatát és ezért kevésbé hatékonyan lehet vele a problémákat megoldani, ami jellemzően elégedetlen ügyfelekhez vezet.

Mit szólnál, ha ügyfeleid egy olyan portálmegoldást használhatnának, ahol saját maguk valós időben küszöbölhetik ki a problémáikat? Hozzáférhetnek a legfrissebb támogató frissítésekhez, gyakran ismételt kérdésekhez és válaszokhoz, videós útmutatókhoz, stb. Akár még egy integrált chatbot is segítheti növelni az ügyfélszolgálatod hatékonyságát, és csökkenteni a megoldáshoz szükséges időt. Lényegében egy tökéletes ügyfélszolgálat jön így létre, méghozzá anélkül, hogy szükség lenne a konkrét ügyfélszolgálati munkatársak beavatkozására.

Természetesen létezhet olyan probléma is, amelyet az elérhető információkból nem lehet megoldani. Ilyenkor fenntarthatod azt a lehetőséget is, hogy az ügyfeleid egyszerűen, online kezdeményezzenek beszélgetést valamelyik hozzáértő kollégáddal. Ebben az esetben a portálmegoldások képesek automatikusan összegyűjteni a megválaszolatlan kérdéseket és javaslatot tenni, hogy mely témákban érdemes még bővíteni a portálon közzétett támogató információk körét. Így sikerrel megelőzhető az, hogy az érdeklődők többször is ugyanazzal a kérdéssel, közvetlenül találják meg az ügyfélszolgálati munkatársakat.

Ne feledd: a boldog ügyfél visszatérő ügyfél.

Események szervezésében veszel részt?

Egy olyan vállalkozás működtetése, amely események szervezésében vesz részt, hatalmas adminisztrációs terhet jelenthet - legalábbis egy modern portálmegoldás nélkül. A résztvevők manuális regisztrációja, az egyes események státuszainak követése, az eseményekhez szükséges eszközök beszerzése és az eseménykezeléshez kapcsolódó pénzügyi adminisztráció (pl.: számlázás) mind jelentős időráfordítást igényelnek. Ahhoz pedig, hogy ezeket a feladatokat profi szinten el tudd látni, dedikált emberi erőforrást kell fenntartanod a menedzselésükre.

Egy okos portálmegoldással azonban a folyamatok legnagyobb részét automatizálhatod. A célközönséged online regisztrálhat az eseményekre, valós időben figyelemmel kísérheti, hogy a számára érdekes események telítettsége hogyan áll, és akár azonnal ki is egyenlítheti a részvételi díjat egy online, kártyás fizetés segítségével, mely fizetésről a számla automatikusan kiállításra és megküldésre kerülhet. Az automatizált részvételi regisztrációs és fizetési folyamat lényegesen növelheti az ügyfeleid elégedettségét és a vállalkozásod üzleti hatékonyságát. A folyamatok menedzseléséhez pedig nincs szükség emberi beavatkozásra, mellyel jelentős erőforrást és így sok pénzt is megtakaríthatsz.

Online vásárlási szolgáltatást nyújtasz?

A legtöbb webshop motor megpróbálja felvenni a versenyt a portálmegoldásokkal, de utóbbiak még mindig sokkal többet nyújtanak a vállalkozásoknak. Egy webshop motor általában csak a vállalkozás oldali adminisztrációra nyújt könnyen kezelhető megoldást, és nem rendelkezik olyan beépített funkcióval, mely a vásárlók számára teszi nyomonkövethetővé a megrendeléseikhez kapcsolódó minden információt. A vásárlói kérdések manuális megválaszolása jelentős adminisztrációs terhet róhat a cégre és olyan piaci hátrányt szül, mely a versenytársakkal szembeni vesztésre is ítélhet.

Ha viszont egy portálmegoldás mellett döntesz, kialakíthatsz egy olyan ügyféloldalt, melyen minden olyan információ, amit egy adott megrendelésről tárolsz, automatikusan elérhetővé válik a megrendelő számára is. Nincs szükség manuálisan kezelt telefonos vagy emailes értesítésekre. Minden értesítés automatizálható és valójában azzal, hogy a megrendeléseket a vállalkozásod oldalán kezeled és frissíted, a munka nagyját már el is végezted. Minden adat, amit magadnak rögzítesz a megrendelésekhez, hasznos és örömmel fogadott információ a vásárlóid oldalán is. Az automatikusan elérhetővé tehető megrendelésadatokkal lényegesen javíthatod az ügyféltámogatási szolgáltatásodat is és csökkentheted a beérkező telefonhívások számát.

Termékeid garanciális ügyintézésének kihívásaival küzdesz?

Termékgyártóként felkészültnek kell lenned az olyan nem várt eseményekre is, mint mikor valamely termékedhez kapcsolódóan garanciális ügyintézésre kerül sor. Sajnálatos módon elkerülhetetlen, hogy egy-egy termék működési problémákba ütközzön és ha szeretnéd megtartani a vásárlóidat, ezekben az esetekben gyors és hatékony garanciakezelésre van szükséged. Ebben a témakörben jellemzően frusztrált vásárlókkal fogsz találkozni, akik azonnali válaszokra várnak és nincs türelmük kivárni egy hosszadalmas és bonyolult garanciális ügyintézési folyamat végét, mely számos manuális feladatot tartalmaz: vásárlóhoz kötni a beérkezett terméket, manuálisan feldolgozni a garanciajegyet, megtalálni a megfelelő szervizpontot, és végrehajtani minden további teendőt, mely ahhoz szükséges, hogy a működő termék végül visszakerüljön a vevőhöz.

Egy okos portálmegoldással azonban automatikusan gyorsabb és szervezettebb garanciális ügyintézési folyamathoz jutsz. A folyamat nagy részét ráadásul maguk a vásárlók is teljesíthetik. Egy portálmegoldás révén ugyanis az ügyfeleid online jelentkezhetnek a garanciális ügyintézésre, mely jelentkezésnek része, hogy a rendszer automatikusan ellenőrzi, hogy a bejelentett termék valóban rendelkezik-e érvényes garanciával. Ha igen, beépített online szolgáltatásként a vevőid egy egyszerűen kezelhető, térképes funkció segítségével megtalálhatják a hozzájuk legközelebb eső, releváns szerviz pontot. A választott szerviz a garanciális ügyintézéshez szükséges minden információt automatikusan megkaphat, melynek köszönhetően a javítás már egyszerűen végrehajtható mint a teljeskörűen digitalizált garanciakezelési folyamat utolsó lépése.

Egy tagokból álló szervezetet irányítasz?

Egy sok, különböző tagból álló szervezet vezetőjeként azt gondolhatnád, hogy minden esetben választanod kell a tagokról mindössze alapinformációkkal rendelkező, frissítést nem igénylő weboldal között, vagy egy tartalmilag megújuló oldal között, melynek tartalmi frissítését viszont neked kell végezni. Bármelyik mellett is döntesz, több, mint valószínű, hogy vagy előbb-utóbb elavult, irreleváns információk fogják tarkítani a szervezet online felületét, vagy jelentős emberi erőforrást kell felhasználnod a tartalomkezelés professzionális szinten való fenntartásához.

Ezzel szemben egy portálmegoldás lehetőséget nyújt, hogy minden egyes tag számára dedikált tartalomkezelői fiókot hozz létre a tagi információk rendszeres és közvetlen frissítéséhez. A tagszervezetek vagy tagvállalatok ezáltal saját hatáskörben, 0-24 órában elérhetik a rendszert tartalomfeltöltési céllal és így te is megbizonyosodhatsz róla, hogy az adathelyesség hosszútávon megoldottá válik. Részletes felhasználói jogosultságok beállításával a tartalomadminisztrációs folyamatot továbbra is ellenőrzésed alatt tarthatod (pl.: jóváhagyási rendszer bevezetésével) így biztosítva a portál külső megjelenésének egységét, miközben a valósághű tartalom közzététele már nem téged terhel. Emellett egy portálmegoldás tagokra specializált, egyedi online szolgáltatások nyújtására is lehetőséget ad, melynek köszönhetően a látogatóid biztosan több figyelmet szentelnek majd a szervezet által képviselt ügyeknek és növelik az online jelenléted népszerűségét.  

Pénzügyi szolgáltatásokat nyújtasz?

Még akkor is, ha nem kifejezetten a banki szektorban működteted a vállalkozásodat, bármilyen pénzügyi jellegű szolgáltatásról is legyen szó, felkészültnek kell lenned a 21. századi ember szokásaira. A csak személyesen nyújtott szolgáltatások különböző ügyfélszolgálati irodákban nem elég hatékonyak, még akkor sem, ha gondoskodsz az ügyfélszolgálatok professzionális menedzseléséről és működtetéséről. A sorban állás jellemzően frusztrálttá teszi az ügyfeleket még a legkiválóbb ügyfélszolgálatos munkatársak jelenléte ellenére is. Vállalkozásodról hamar rossz vélemények terjedhetnek el, ha csak személyes ügyintézésre adsz lehetőséget, vagy már önmagában amiatt, ha ügyfeleid bármilyen személyes adminisztrációra kötelezettek a cégeddel való kommunikáció során.

Egy portálmegoldás bevezetésével lehetőséget kapsz rá, hogy a manapság oly népszerű e-banki szolgáltatásokhoz hasonló portfóliót alakíts ki és ezzel a versenytársak elé kerülj a piaci versenyben. Egy modern portálon az ügyfelek teljeskörűen, online menedzselhetik a pénzügyeiket, új szolgáltatásokat rendelhetnek meg egy kattintással, illetve - a reszponzív kialakításnak köszönhetően - akár a mobilkészülékeiken is elérhetik a pénzügyekhez kapcsolódó legfontosabb információkat. A vevőid így elkerülhetik a sorban állást és egyszerűen elintézhetnek mindent, akár az otthonuk kényelméből. Önmagában ez elegendő ahhoz, hogy a vevői elégedettség növekedjen, de egy portálmegoldással ennél sokkal többet nyersz. Az ügyfelek által megadott információkból a portál automatikusan olyan jelentések összeállítására képes, melyek hasznosnak bizonyulhatnak a jövőre vonatkozó üzleti döntések meghozatalában. Valós időben láthatod, hogy a vevőid mely szolgáltatásokat preferálják, melyek iránt nem érdeklődnek és ezeknek megfelelően alakíthatod ki az üzleti stratégiádat a valós ügyféligényekre építve.

Nem találod a te üzleti területedet?

Meg vagyunk róla győződve, hogy nem létezik olyan üzleti terület, ahol nem tartogathat előnyöket egy portálmegoldás bevezetése. A beépített online szolgáltatások, az automatizált folyamatok, illetve a valós időben hozzáférhető információk bármely, piaci előnyre szert tenni kívánó cég számára haszonértékkel bírhatnak.

Ha a te üzleti területed éppen hiányzik a cikkből, segíts, hogy jobban megismerhessük a domain működését. IT szakértő tanácsadóink örömmel megvizsgálják a jelenlegi folyamataidat és készítenek ajánlatot egy olyan portálmegoldás kialakítására, mely az eddig manuálisan kezelt folyamataid többségét automatizálni képes és korszerű e-szolgáltatásokkal egészíti ki az üzleti portfóliódat.

Forrás: The Portal Connector